Zásady zpracování osobních údajů

Czechoslovak Models s. r. o., se sídlem palác Adria, Národní 36/40, Praha 1, IČ 47122927, DIČ CZ47122927, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C13480 (dále také jen „CzM“ nebo „správce“ ) jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých služeb (zejména služeb zastoupení modelů v rozsahu full servisu v oblasti modelingu, dále pak marketingových a jiných služeb) zpracovává osobní údaje zastoupených a spolupracujících modelů, v případě nezletilosti modelů i jejich zákonných zástupců (společně také jen „ subjekt údajů “).

Cílem těchto zásad zpracování osobních údajů CzM (dále také jen „zásady“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje CzM coby správce osobních údajů o subjektech údajů zpracovává, k jakým účelům a jak dlouho CzM tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto zásady jsou vydávány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále také jen „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti CzM jako správce dle čl. 13 GDPR, a jsou účinné od 25. 5. 2018.

Kontaktní údaje správce

Czechoslovak Models s. r. o.
palác Adria, Národní 36/40
110 00 Praha 1

Telefon 222 366 377

Email info@czModels.cz

Web www.czModels.cz

Kategorie osobních údajů

CzM jako správce zpracovává následující kategorie osobních údajů zastoupených a spolupracujících modelů, tj. fyzických osob, s nimiž má uzavřenu smlouvu a které jako modelingová agentura zastupuje nebo s nimi spolupracuje, dále pak osob, s nimiž spolupracuje v rámci marketingových projektů:

Jméno a příjmení, datum narození, trvalé a přechodné bydliště, státní příslušnost, číslo cestovního pasu a dobu jeho platnosti, případně číslo a informaci o platnosti jiného dokladu totožnosti sloužícího jako platný doklad v případě cestování mimo ČR, číslo bankovního účtu, email, telefon, akademický titul, adresy na sociálních sítích, u modelů též civilní a uměleckého fotografie, tělesné míry, konfekční míry, velikost obuvi, informaci ohledně barvy vlasů, očí, zvláštních znamení na těle včetně tetování.

V případě nezletilých modelů pak CzM zpracovává tyto osobní údaje zákonného zástupce modelu: jméno a příjmení, datum narození, trvalé bydliště, akademický titul, email, telefon, číslo bankovního účtu.

U modelů, kteří jsou fyzickou osobou podnikající na základě živnostenského oprávnění, CzM zpracovává identifikační číslo (IČ), DIČ a případně název obchodní firmy.

Pro účely uzavření smluv o zastoupení, resp. smluv o spolupráci v oblasti modelingu, včetně smluv se zahraničními agenturami, jejichž předmětem je obdobná činnost, jako u smluv mezi CzM a modelem, CzM zpracovává podpis modelu, u nezletilých podpis jejich zákonného zástupce. Podpis je uchováván na dokumentech v papírové podobě a jejich elektronických záznamech ve formátu jpg nebo pdf.  

Právní důvody a účel zpracování osobních údajů

Právními důvody zpracování osobních údajů jsou plnění smlouvy, kterou má správce uzavřenu se subjektem údajů, plnění zákonných povinností a z důvodů oprávněných zájmů CzM.

Účely, pro které jsou zpracovávány osobní údaje, jsou tyto:

  • prezentace modelů třetím osobám, přičemž aby tato prezentace byla co nejefektivnější a pro model co nejvýhodnější, jsou osobní údaje umísťovány i na webových stránkách CzM, v propagačních materiálech apod. (plnění smlouvy)
  • vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
  • plnění daňových povinností (plnění zákonných povinností)
  • vymáhání pohledávek za modelem a ostatní klientské spory (oprávněný zájem)
  • procesy spojené s identifikací subjektu údajů (plnění smlouvy)
  • zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv CzM (oprávněný zájem CzM)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou v plném rozsahu uchovávány po dobu platnosti smluv o zastoupení a smluv o spolupráci v oblasti modelingu (případně dalších dohod umožňujících spolupráci nebo zastoupení) a návazně pak po dobu 5 let od ukončení těchto smluvních vztahů. Návazné uchování osobních údajů po ukončení smluvních vztahů je nezbytné pro kontaktování modelů a realizování smluvních vztahů se třetími osobami (klienty) v případě obnovování, prodlužování a rozšiřování licencí, které byly sjednány po dobu smluvních vztahů mezi CzM a modely. Byla-li licence sjednána na dobu delší než 5 let, jsou osobní údaje uchovávány po dobu platnosti této licence.

V případě jednání mezi CzM a potenciálním modelem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je CzM oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení tohoto jednání.

Daňové doklady (faktury) vystavené CzM a osobní údaje na nich uvedené jsou v souladu s ustanovením § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy s modelem.

Způsob uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány ručně i automaticky a jsou uchovávány v papírové a elektronické podobě.

Interní systém CzM obsahující osobní údaje modelů je přístupný přes webové rozhraní a je zabezpečený unikátním účtem pro každého uživatele. Správce interního systému může zamezit přístup komukoli z uživatelů okamžitě. Interní databáze je uložena na zabezpečeném dedikovaném serveru. Na tento server nemají přístup běžní uživatelé, ale pouze maximálně 2 (dva) administrátoři a jednatel společnosti.

Zaměstnanci, kteří s osobními údaji zastoupených a spolupracujících modelů nakládají, jsou vázáni dohodou o mlčenlivosti, jejíž platnost není omezena ukončením pracovněprávního vztahu.

Interní agenda pro evidenci honorářů, nákladů modelů a fakturaci za modely je přístupná pouze pro účetní, jednatele společnosti, prokuristu společnosti a administrátora. Administrátor může přístup kdykoli zrušit. Server je umístěn ve speciální složce s právem přístupu pouze pro administrátora.

Počítače a mobilní telefony využívané zaměstnanci CzM pro správu portfolia modelů a naplňování smluvních vztahů mezi modely a CzM jsou zabezpečeny heslem, mobilní telefony jsou zabezpečeny PIN, případně i Apple ID.

Novému uživateli interního systému musí být přístup administrátorem explicitně schválen a přístup mu může být administrátorem kdykoli odebrán. V případě ukončení pracovněprávních vztahů zaměstnanců CzM je přístup do interního systému odebrán nejpozději ke dni ukončení pracovněprávního vztahu.

Osobní údaje zachycené na dokumentech v papírové podobě jsou uchovány v místnostech opatřených bezpečnostními zámky, a to v sídle správce a v sídle externího dodavatele účetních a daňových služeb, s nímž má CzM uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů.

Kategorie příjemců osobních údajů

Osobní údaje mohou být předány nebo zpřístupněny následujícím kategoriím příjemců:

  • klientům, kteří poptávají, nebo si v rámci poptávky vybrali model zastoupený CzM (zejména, ovšem nejen castingové agentury, mediální domy, produkční společnosti, módní návrháři, společnosti zastupující módní značky atd., a to z ČR i zahraničí)
  • partnerským zahraničním agenturám, které mají zájem model zastupovat na zahraničních trzích
  • dodavatelům realizujícím pro CzM marketingové projekty Mercedes-Benz Prague Fashion Week a Czechoslovak TopModel
  • PR agenturám, PR konzultantům, zástupcům médií, kteří mají zájem realizovat s modelem zastoupeným CzM mediální výstup
  • externím spolupracovníkům, kteří pro CzM zajišťují vedení účetní, daňové a právní agendy
  • správcům interní sítě a správcům webových stránek, včetně interního systému evidence modelů
  • Úřadům práce, a to pouze v případě agendy povolení reklamní činnosti dětí

Sdílení osobních údajů s jinými správci

CzM osobní údaje s jinými správci nesdílí a je oprávněna jim je předat jen se souhlasem subjektu údajů.

Informace o právech subjektů údajů

Pro větší srozumitelnost subjektům údajů je tato část jazykově formulována tak, že Vás (subjekt údajů) CzM jako správce údajů informuje o tom, že dle GDPR máte tato práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a dále informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, a o právu podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace můžete uplatnit písemně nebo elektronicky na našich výše uvedených kontaktech.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Na druhou stranu nicméně máte povinnost oznamovat nám veškeré změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň jste povinni poskytnout nám součinnost, zjistíme-li, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit osobně v sídle CzM nebo písemnou formou za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

3. Právo na výmaz

Máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud neprokážeme, že jsou dány oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

4. Právo na omezení zpracování

Budete-li popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo podáte-li námitku proti jejich zpracování, máte právo na omezení zpracování osobních údajů do doby vyřešení Vašeho podnětu.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

V případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů máte právo, abychom Vám takový záznam oznámili. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme o této skutečnosti informovat jednotlivé příjemce Vašich osobních údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě Vaší žádosti můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na přenositelnost osobních údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytl(a), a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat nás o předání těchto údajů jinému správci. Rovněž nás můžete požádat, abychom v tomto formátu dodali tyto informace Vám.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů z důvodu našeho oprávněného zájmu. V případě, že Vám neprokážeme, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, bez zbytečného odkladu ukončíme zpracování Vašich osobních údajů.

8. Uplatnění výše uvedených práv

CzM nemá povinnost mít pověřence pro ochranu osobních údajů a ani ho nemá. Pro uplatnění výše uvedených práv nás můžete kontaktovat písemně na adrese Czechoslovak Models s. r. o., Národní 36/40 – palác Adria, 110 00 Praha 1, nebo elektronicky na e-mailové adrese info@czModels.cz .

9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Se stížnostmi týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).